Brev till dig som blev chef i fredags

Hej,

Grattis. Jag vet att det känns stort, och kanske lite overkligt. I fredags fick du beskedet, i helgen har du gått och tänkt på det, och i morgon sitter du på en stol som någon annan satt på förra veckan. Kanske är det din gamla chefs stol. Kanske leder du nu de kollegor du åt lunch med i går.

Jag skriver till dig för att jag själv har varit enhetschef i åtta år, och för att många chefer önskar att någon hade sagt några saker till dem i början. Det här är mina.

Lyssna först, i ungefär en månad#

Du kommer att vilja visa att du klarar det. Den lättaste vägen dit är att ändra något direkt. Vänta med det. Boka i stället en halvtimme med varje medarbetare under de första veckorna, och ställ tre frågor: Vad fungerar bra här i dag? Vad vill du att jag låter bli? Vad oroar dig?

Skriv ned svaren. Efter en månad har du en bild av gruppen som ingen överlämning kan ge dig, och dina medarbetare har mött en chef som frågade först. Det enda du ändrar direkt är sådant som är osäkert för brukare eller personal. Allt annat kan vänta tills du vet mer.

Har du blivit chef över dina gamla kollegor blir de här samtalen extra viktiga. Säg rakt ut att din roll har ändrats och att du vill att relationen ska hålla ändå. Det är ett obekvämt samtal i fem minuter, och det blir svårare ju längre du väntar.

Rollen kommer att dra dig åt skrivbordet#

Det här brukar inte stå i introduktionen. Forskare som intervjuade 42 svenska första linjens chefer inom den sociala barn- och ungdomsvården beskriver en konflikt mellan det socialsekreterarna förväntar sig av sin chef och det organisationen kräver, med ett allt större fokus på kontroll, administration och budget. Cheferna hade ideal om att utveckla och stötta, men kände sig tryckta mot kontroll.

Jag känner igen den dragningen. Budgetuppföljningen, statistiken och mejlen fyller kalendern av sig själva. Därför behöver du skydda tiden med människorna aktivt. Lägg in den först i veckan, och se den som den viktigaste uppgiften du har.

Var tydlig med vem som bestämmer vad#

Stöd och tydlighet hänger ihop. I en enkät med 309 socialsekreterare inom den sociala barn- och ungdomsvården i Stockholms län gällde att ju mer stöttande de upplevde sin närmaste chef, desto lägre skattade de arbetsmängden, kraven på att lära nytt och rollkonflikterna, och desto högre skattade de sin egen kontroll över beslut och tydligheten i sin roll. Det är ett samband i en undersökning vid ett tillfälle, och det säger inte vad som kom först. Det pekar ändå åt samma håll som min erfarenhet.

Konkret kan det se ut så här. Gör en lista över vilka beslut du fattar själv, vilka gruppen fattar och vilka du vill bli tillfrågad om. Gå igenom listan på ett arbetsplatsmöte och fråga vad som saknas. Du kommer att ändra den flera gånger det första halvåret, och det är helt i sin ordning.

Led så som du själv vill bli ledd#

Tänk på den bästa chef du har haft, och på vad hen gjorde. För många handlar det om ganska vardagliga saker: chefen kom ihåg vad de hade sagt, sa som det var och ställde upp när det brann.

Allt det kan du göra redan i morgon, om du minns hur det var att sitta på andra sidan bordet. Berätta för någon du litar på vad din bästa chef gjorde. Att säga det högt gör det lättare att komma ihåg när det blir stressigt.

Hitta någon att tänka högt med#

Det är ensamt att vara chef, mer än de flesta tror innan de har provat. Du kan inte prata om allt med dina medarbetare, och din egen chef har sina egna bekymmer. Därför behöver du ett ställe där du kan tänka högt.

Det kan vara en kollega på samma nivå, ett chefsnätverk eller en mentor. En stor sammanställning av forskningen om mentorskap fann att mentorskap hängde ihop med en lång rad positiva utfall, men att effekterna i regel var små. Studierna jämförde mest människor med och utan mentor i efterhand, så jag lovar ingen förvandling. Ändå tror jag att det betyder mycket att ha någon som har stått där du står. Vill du läsa mer om skillnaden mellan en mentor och en coach har jag skrivit om det i Mentor eller coach?.

Om söndagskvällarna#

Det kommer söndagskvällar när du ligger och tänker på ett samtal du ska ha på måndag. Det är vanligt, och det betyder inte att du har valt fel. Bestäm vad du ska säga i två meningar, säg dem högt en gång och låt det räcka. Du behöver inte öva mer än så i sängen.

Och om kvällarna blir många, om sömnen försvinner vecka efter vecka, prata med en kollega eller din chef, och med företagshälsovården eller 1177 om det inte släpper.

Du kommer att göra fel ibland. Säg det högt när det händer, och berätta vad du gör för att rätta till det.

Varma hälsningar,
Yasmina