Fem frågor efter ett svårt beslut

Som chef fattar du beslut som påverkar människor. En placering, en omplacering, ett nej till en medarbetare som har bett om något viktigt, en prioritering i en budget som inte räcker. Efteråt följer beslutet ofta med hem, och det går runt i huvudet på kvällen.

Det här arbetsbladet är ett sätt att ta hand om det som är kvar efter ett svårt beslut. Det är mitt eget upplägg, byggt på mina år som chef och på mitt arbete med reflekterande samtal. Det är inget vetenskapligt prövat instrument, och du får gärna ändra frågorna så att de passar dig.

Innan du börjar#

• Tid: 15 minuter. Ställ en timer.
• Du behöver: papper och penna. Skriv gärna för hand. För många blir det då lättare att stanna vid varje fråga.
• När: samma dag som beslutet, eller dagen efter. Gärna innan du går hem.

Tidsgränsen är viktig, eftersom tankarna annars lätt börjar gå runt. Dagboksforskning som följde ledare dag för dag fann att de kvällar ledarna ältade hur de mådde över jobbet kände de sig mer dränerade dagen efter. Det säger inget om just de här frågorna, men det är därför arbetsbladet har en tidsgräns.

Fråga 1. Vad beslutade jag, i en mening?#

Skriv ned beslutet så kort du kan. Till exempel: "Jag sa nej till en medarbetares ansökan om tjänstledighet i höst." En mening tvingar fram det som är kärnan. Det som var svårt runt omkring kommer i nästa fråga.

Mitt beslut:

Fråga 2. Vad visste jag då, och vad vet jag nu?#

Dela papperet i två kolumner. I den vänstra skriver du vad du visste när du beslutade. I den högra skriver du det du har fått veta sedan dess.

Frågan finns för att skydda dig mot efterklokhet. Ett beslut ska bedömas utifrån det underlag du hade. Om något nytt har kommit fram, skriv ned det, men döm inte beslutet utifrån det.

• Då visste jag:
• Nu vet jag:

Fråga 3. Vem påverkas, och vem behöver höra något från mig?#

Skriv ned namnen. Sätt sedan en bock vid dem som redan har fått veta vad du har beslutat och varför. De utan bock är din att-göra-lista.

Den här frågan glöms lätt bort. Ett svårt beslut blir ofta lättare att bära för alla när de som påverkas har hört det från dig, med ett skäl, och vet vem de kan vända sig till.

• De som påverkas:
• De som behöver höra något från mig:

Fråga 4. Vad i beslutet står jag för, oavsett hur det går?#

Det här är den viktigaste frågan. Utfallet kan du sällan styra. Det kan gå dåligt även efter ett välgrundat beslut, och bra efter ett dåligt. Det du kan stå för är skälen, värderingarna och sättet du gjorde det på.

Skriv en eller två meningar som börjar med "Jag står för att …". Kan du inte skriva den meningen, är det värt att fundera på vad som skaver.

Jag står för att …

Fråga 5. Vad gör jag likadant nästa gång, och vad ändrar jag?#

Skriv en sak av varje. Bara en. Det räcker för att lärdomen ska bli användbar, och det gör att du inte sitter och skriver en lång lista över allt du borde ha gjort.

• Det här gör jag likadant:
• Det här ändrar jag:

När timern ringer#

Läs igenom det du har skrivit en gång. Gör det du skrev under fråga 3, eller lägg in det i kalendern. Vik sedan ihop papperet och lägg det någonstans där du inte ser det i kväll.

Beslutet är fattat, och du har tänkt igenom det. Du får lägga det ifrån dig.

Om att göra det tillsammans#

Arbetsbladet är skrivet för dig ensam. Mycket av det går också att göra med en grupp, och där finns mer forskning. En metaanalys av 46 studier fann att genomgångar efter en uppgift, så kallade debriefs, i genomsnitt förbättrade prestationen jämfört med kontrollgrupper, både för team och för enskilda. Bäst fungerade genomgångar som var strukturerade och leddes av någon. Många av studierna gällde simuleringar och träning, och de mätte hur bra uppgiften utfördes. De säger inget om hur det känns efter ett svårt beslut i socialtjänsten.

En metaanalys om teamreflexivitet, alltså att ett team stannar upp och funderar över hur det arbetar, fann att det hänger ihop med bättre prestation, och att nyttan beror på bland annat hur stort teamet är och hur länge det har funnits. När ledare bjöd in medarbetarna till diskussioner och beslut hängde det ihop med mer psykologisk trygghet i teamet och med mer reflektion. Den delen bygger på samband.

För en arbetsgrupp kan frågorna 2, 3 och 5 fungera bra på ett arbetsplatsmöte, en vecka efter ett beslut som berörde alla. Fråga 4 är mer personlig, och den passar bättre för dig själv eller i ett samtal med någon du litar på.

Om det inte släpper#

Ibland räcker inte en kvart. Om ett beslut går runt i huvudet vecka efter vecka, eller om du sover dåligt av det, kan det vara skönt att ta det till en kollega, din chef eller handledningen. Påverkar det din sömn och ditt mående över längre tid, prata med företagshälsovården eller med vården via 1177.

Vill du prova frågorna med någon som lyssnar, kan vi ta ett beslut som du bär på just nu i ett kostnadsfritt introsamtal.